Matteo Moro

Visto che la mia TODO-List è sempre più lunga e ingestibile, leggo con piacere un ottimo articolo su LifeHacker.com.

Per molti sembreranno cose banali, per me evidentemente non lo sono, visto che mi sono accorto che non seguo molti dei consigli che si possono trovare nell’articolo. A beneficio dei disorganizzati come me, ecco quindi i consigli che l’autore dell’articolo in questione dà ai suoi lettori.

In ogni momento, durante il tuo lavoro, ti trovi in una delle seguenti modalità: modalità-pensiero o modalità-azione. Quando un progetto sta per iniziare, le attività da compiere iniziano a formarsi nella tua mente. Ti trovi quindi in modalità-pensiero, sei il capo che dà gli ordini. La to-do list è un elenco di questi compiti, che il tuo assistente (te stesso, in modalità-azione) metterà in pratica.

Quando indossi i panni del capo, quindi, devi scrivere i compiti da svolgere in maniera che il tuo assistente possa eseguirli senza la necessità di pensare: “scrivere azioni che possano essere eseguite anche da un robot“.

• Suddividila. Il modo migliore per evitare un lavoro è quello di renderlo il più vago possibile. Bisogna tenere separati i progetti dalle singole operazioni: un progetto è composto da più sotto-operazioni. E’ una distinzione importante, da interiorizzare, perchè la to-to list non è la lista dei progetti. Non aggiungere azioni che prevedano più di una singola operazione, come “sistemare l’ufficio“. Suddividila in azioni più piccole e semplici da svolgere come “svuotare il cestino“, “archiviare i vecchi documenti“, “togliere i libri inutili dallo scaffale“. Perchè il tu-assistente potrebbe divagare quando il tu-capo gli dirà “Sistema l’ufficio“.
• Lavora sui progetti utilizzando il metodo della “prossima azione”. Se hai un lavoro che prevede più azioni da compiere (un progetto), lascia solo la prossima azione nella tua to-do list. In ogni momento, la tua to-do list dovrebbe contenere solamente il prossimo compito da svolgere di ognuno dei progetti che hai in piedi.
• Utilizza verbi specifici e attivi. Quando dici a te stesso di fare qualcosa, fai in modo che sia un ordine. Una voce come “controllo account Acme” non ti dice cosa c’è da fare. Fai in modo che nella lista ci siano voci come “Telefona ad Antonio di Acme per le vendite del secondo quadrimestre”. Nota che non ho detto “contatta”, ho detto “telefona”. Contattare può significare telefono, email, o altro ma se vuoi togliere ogni pensiero al tu-assistente lasciandogli solo le azioni, i verbi che usi dovranno essere più specifici possibile. Immagina te stesso mentre dai istruzioni ad un tuo assistente al suo primo giorno di lavoro.
• Mantieni la lista breve. Nessuno vuole controllare una casella e-mail con 2386 messaggi, nessuno vuole una to-do list infinita. E’ deprimente, come se non ci fosse la luce alla fine del tunnel. Io mantendo la mia lista sotto i venti elementi: sembre troppo breve? Ricorda, non è un bidone dove buttare i dettagli dei progetti o quelle cose che “un giorno farò”. Sono cose che devi fare nel prossimo futuro, ad esempio le prossime 2 settimane. Tieni da altre parti i dettagli di progetto e le cose da fare, eventualmente, in un futuro. La to-do list dev’essere breve.
• Rendi dinamica la lista. Sebbene la mia to-do list sia composta solo da una ventina di elementi, sono venti elementi che cambiano ogni giorno. Ogni giorno, da 2 a 5 lavori vengono svolti e altrettanti aggiunti. Ricorda, la lista è uno strumento di lavoro, non qualcosa per mostrare quanto sei organizzato o quanto lavoro riesci a svolgere!
• Definisci le priorità. Sebbene la lista sia composta da una ventina di elementi, in realtà ne svolgerai solo una minoranza ogni giorno. Assicurati quindi che questi siano in cima alla lista. Assicurati di poter vedere chiaramente quali sono le cose da fare con maggiore urgenza.
• Elimina. Così come devi essere in grado di vedere che cos’ha maggiore priorità nella lista, devi anche renderti conto delle cose che stanno lì da molto tempo, in attesa di essere fatte. E’ possibile che siano mal definite ed è quindi necessario ripensare alle azioni da compiere relativamente a quei lavori, per evitare che rimangano lì per sempre, o forse semplicemente non è necessario farli. Cancellare un elemento della lista è ancora meglio che segnarlo come fatto, perchè ti sei risparmiato lo sforzo.
• Tieni traccia delle cose fatte. Come ogni buon assistente, vorrai mostrare al tuo capo quali lavori sono stati svolti. Assicurati quindi di tenere traccia delle operazioni completate in modo da poter tenere sotto controllo la tua produttività. La lista delle cose fatte, inoltre, è un ottimo indicatore sul grado di funzionamento della to-do list: se passano più di due giorni senza aver completato nessun lavoro, è ora di rivedere le modalità di gestione della lista.

Tutto questo potrebbe sembrare un sacco di attività supplementari per scrivere semplicemente una lista, ma il 90% del lavoro per fare qualunque cosa è la progettazione e questo è vero anche per i compiti più semplici. Come ogni buona abitudine, la pratica aiuta a perfezionare il tutto. Più proverete a mettere in pratica i consigli per mantenere to-do list efficaci e più facilmente e velocemente riuscirete a farlo, e più lavori riuscirete a eliminare da essa.

Credits

I punti che avete appena letto, sono tradotti dall’articolo apparso su LifeHacker.com qualche giorno fa: “The art of the doable to-do list“. A loro volta, molti dei concetti espressi nella lista arrivano della bibbia della produttività di David Allen, “Getting Things Done“. L’articolo è stato ispirato anche dall’articolo (prima parte e seconda parte) di Merlin Mann e dal suo seguito apparso su MacWorld magazine di luglio 2006.